De herziene uniforme voorschriften voor inzenders van manuscripten naar biomedische tijdschriften

Opinie
Citeer dit artikel als
Ned Tijdschr Geneeskd. 1988;132:2001-2
Download PDF

In 1979 hebben de redacties van toonaangevende tijdschriften in Engeland en de Verenigde Staten de voorschriften bekendgemaakt die zij voortaan gemeenschappelijk zouden laten gelden voor de hun aangeboden kopij, de ‘Uniform requirements for manuscripts submitted to biomedical journals’.1 Overeenkomstig de bedoelingen van de initiatiefnemers zijn de uniforme regels inmiddels door meer dan 300 belangrijke tijdschriften overgenomen, zodat het in feite internationale standaardregels zijn geworden. Sedert 1982 volgt ook dit tijdschrift deze zg. Vancouver-stijl.2

Het doel van de afspraken is tweeledig: auteurs kunnen hun volgens de voorschriften ingezonden kopij bij afwijzing voor publikatie zonder of met slechts enkele wijzigingen aanbieden aan een ander tijdschrift dat deze regels hanteert en alle auteurs en redacties kunnen op de hoogte zijn van deze gedragsregels en zich daaraan houden.

Onlangs is de derde versie van de voorschriften gepubliceerd.3 Doordat deze regels een uniform raamwerk vormen waarbinnen ruimte is voor tijdschriftredacties voor aanvullingen al naar gelang de eigen aard, werd in onze vertaling van de Requirements weggelaten wat niet, en toegevoegd wat speciaal voor dit tijdschrift van toepassing is, Deze vertaalde voorschriften kunnen alle lezers aanvragen bij het redactiekantoor.

De ‘Richtlijnen voor inzenders van kopij’ geven gedetailleerde informatie over alle aspecten van het schrijven en inzenden van artikelen, en hebben vooral betrekking op de gewenste inwendige structuur en uitwendige vorm. Sommige van de behandelde onderwerpen geven ons thans aanleiding tot nadere toelichting.

Herhaalde en parallelle publikatie

Wegens de zeer grote hoeveelheid aangeboden kopij en de voorkeur voor het publiceren van oorspronkelijk werk, aanvaarden vooral de Engelstalige tijdschriften slechts bij uitzondering artikelen die al eerder zijn gepubliceerd, die gelijktijdig aan een ander tijdschrift ter publikatie zijn aangeboden of die door een ander tijdschrift voor publikatie zijn aanvaard maar nog niet in druk zijn verschenen. Herhaalde publikatie, het publiceren van dezelfde gegevens van onderzoek of hetzelfde overzicht – ongeacht of verwoording of presentatie gelijk is – voor dezelfde groepen lezers dan wel een lezerspubliek dat in belangrijke mate hetzelfde is, wordt ook door de redactie van dit tijdschrift niet aanvaard.4 De redactie stelt het wel op prijs belangrijk Nederlands onderzoek dat in het buitenland wordt of werd gepubliceerd voor de brede eigen lezerskring op te nemen als parallel- of dubbelpublikatie, bij voorkeur in een aangepaste vorm.5

Daartegen bestaat geen enkel formeel bezwaar, als er is voldaan aan de volgende voorwaarden:

– De redacties van beide tijdschriften moeten volledig op de hoogte zijn gebracht en hun schriftelijke toestemming ervoor hebben gegeven; de redactie van het tijdschrift dat het artikel nogmaals publiceert, dient een fotokopie, een overdruk of het manuscript van de eerst gepubliceerde versie te ontvangen.

– De parallelle publikatie mag pas ten minste twee weken later verschijnen met vermelding van de bron waarin het artikel inmiddels is verschenen in een voetnoot op de titelpagina.

– De tekst van een dubbelpublikatie is bestemd voor een andere lezersgroep en is geen vertaalde versie van het oorspronkelijke artikel; een bekorte en (of) aangepaste versie zal meestal voldoende zijn.

– De tweede versie van het artikel bevat waarheidsgetrouw de gegevens en verklaringen van het oorspronkelijke stuk.

Wie is auteur?

Wie als auteur wordt vermeld, heeft een aanmerkelijke bijdrage geleverd aan ontwerp en opzet van het artikel of aan beschouwing en verklaring van de verkregen gegevens, aan het concept van het artikel of kritische beoordeling van de wetenschappelijke inhoud ervan, en heeft de uiteindelij k te publiceren versie gelezen en goedgekeurd. aan alle drie voorwaarden moet zijn voldaan. Het verzorgen van financiële steun of het verzamelen van gegevens is op zich niet voldoende om als auteur te worden vermeld. Ook het hebben van de algemene supervisie over de onderzoeksgroep is onvoldoende grond voor het auteurschap. Degenen die aan de totstandkoming van het artikel hebben bijgedragen zonder aan alle genoemde voorwaarden te hebben voldaan, kunnen worden vermeld in een dankbetuiging. Zij die op administratieve wijze hebben bijgedragen, kunnen niet in de danknoot worden vermeld.

Dit tijdschrift accepteert per artikel maximaal zes auteurs, onder andere omdat in literatuurreferenties en in sommige databanken ten hoogste zes auteurs worden vermeld. Eén of enkele auteurs kunnen namens een groep van medewerkers rapporteren, die dan in een voetnoot of in de dankbetuiging kunnen worden vermeld.

Vervaardiging van een manuscript

Enkele belangrijke punten, die de redactie ook als toetsen gebruikt, zijn:

– Indeling. Oorspronkelijke artikelen worden gewoonlijk onderverdeeld in de paragrafen Inleiding, Patiënten en methoden, Resultaten en Beschouwing. Soms zal een paragraaf ter verduidelijking van de inhoud verder moeten worden onderverdeeld. Artikelen voor andere rubrieken, zoals Capita selecta, Commentaren, Klinische lessen, hebben als regel een andere inwendige structuur. Overigens worden bijdragen voor deze rubrieken doorgaans op uitnodiging van de redactie geschreven.

– Statistiek. Redacties van biomedische tijdschriften zijn steeds meer gaan letten op de goede beschrijving en de juiste toepassing van statistische methoden. De kundige lezer moet met gebruik van de oorspronkelijke gegevens de gerapporteerde resultaten kunnen controleren. Druk daarom zo mogelijk de bevindingen in getallen uit en presenteer ze met passende maten van meetfouten of onbetrouwbaarheid, zoals betrouwbaarheidsintervallen. Vermijd het louter vermelden van de uitslagen van statistische toetsen, bijvoorbeeld alleen overschrijdingskansen, waardoor belangrijke kwantitatieve gegevens niet bekend worden gemaakt. Beschrijf welke personen in aanmerking kwamen om in het onderzoek te worden opgenomen, de wijze van randomiseren, de methode(n) van ‘blind maken’ van waarnemingen, het aantal waarnemingen en de uitval van waarnemingen met de reden ervan.

– Literatuurverwijzingen. De voorschriften bevatten een lange passage over dit essentiële deel van de Vancouver-stijl. Inzenders van kopij gelieven te letten op de juiste nummering in de tekst (tabellen en onderschriften van figuren worden als tekst beschouwd, zodat de daarin voorkomende verwijzingsnummers doortellen vanaf de plaats waar in de tekst naar tabel of figuur is verwezen; het eerstvolgende nummer in de tekst sluit hierop weer aan) en op het op juiste wijze opstellen van de literatuurlijst (bijvoorbeeld geen interpunctie bij de auteursnamen, afkortingen van tijdschriftnamen volgens Index Medicus). Het noemen van auteursnamen in de tekst wordt in de Vancouver-stijl tot een minimum beperkt. Verwijzingen naar zg. secundaire literatuur, waaronder congresverslagen, zijn niet toegestaan. Niet-gepubliceerde waarnemingen of ‘persoonlijke mededelingen’ kunnen niet als bron in de literatuurlijst worden vermeld; indien de schriftelijke bevestiging van een dergelijke mededeling in bezit is van de schrijver kan ze in de tekst worden vermeld.

Aanbieding van kopij

Aangeboden kopij gaat vergezeld van een aanbiedingsbrief waarin onder meer is vermeld (a) informatie over eerdere publikatie, parallel publiceren of aanbieding aan een ander tijdschrift van (een deel van) het artikel; (b) een verklaring dat het manuscript is gelezen en goedgekeurd door alle auteurs en (c) naam, adres en telefoonnummer van de auteur die voor de correspondentie verantwoordelijk is en die tevens overleg voert met de andere auteurs over wijzigingen en de goedkeuring van zetterijversie en drukproef. Alle benodigde toestemmingen voor het reproduceren van eerder gepubliceerd materiaal, voor het gebruik van illustraties of het vermelden van persoonlijke gegevens van herkenbare personen zijn bijgesloten.

De aanleveringsvorm van kopij is van groot belang. Om de tijd tussen aanvaarding en publikatie te bekorten zullen de bijdragen van dit tijdschrift voor een groot gedeelte met behulp van tekstverwerking worden geredigeerd en elektronisch aan de zetterij worden geleverd. Voor het inbrengen van de teksten in het geheugen van de computer zal gebruik worden gemaakt van een optische tekstlezer.

– Gebruik daarom wit papier van formaat A4, met rondom een marge van ten minste 2,5 cm breedte. Beschrijf slechts één kant van het papier. Houd in alle teksten dubbele regelafstand, óók bij ingezonden brieven, vragen en andere ter publikatie ingezonden bijdragen.

– Gebruik bij typen van het manuscript bij voorkeur een standaardletter (courier, prestige elite, pica, etc.) met 10 of 12 letters per inch (= 10 of 12 pitch).

– Bij gebruik van een printer wordt het manuscript ingediend met dubbele regelafstand, in 10 of 12 pitch, met niet uitgevulde regels en ten minste in ‘near letter quality’.

– Begin elk van de volgende onderdelen op een nieuwe bladzijde: titelpagina, samenvatting met trefwoorden, tekst, dankbetuiging, literatuurlijst, elke tabel afzonderlijk, en de onderschriften van figuren.

– Nummer de bladzijden doorlopend, te beginnen bij de titelpagina, met de bladzijdenummers in de rechter boven- of onderhoek.

– Literatuurverwijzingen in tekst, tabel of onderschrift worden vermeld als tussen haakjes geplaatste cijfers, niet in superscript zoals in de gedrukte versie.

De aanwijzingen voor de inzenders van kopij zijn niet bedoeld om (aanstaande) auteurs te ontmoedigen of om hen bij hun drukke werkzaamheden meer te belasten dan nodig is. Door artikelen te schrijven en ter publikatie in te zenden volgens internationaal gebruikte voorschriften en daarbij de niet onredelijke spelregels voor (medisch-) wetenschappelijk verkeer te betrachten, verlopen beoordeling en, na aanvaarding, verwerking voor publikatie gemakkelijker en tenslotte sneller. In de nog steeds aanzwellende stroom van aangeboden publikaties hebben bijdragen die naar vorm, inhoud en gestelde voorwaarden het meest voldoen, een betere kans in gedrukte vorm te verschijnen. Vertraging in afhandeling of zelfs afwijzing kunnen het gevolg zijn van het niet volgens de, ook regelmatig in dit tijdschrift gepubliceerde, regels voor het aanleveren van kopij.

Literatuur
  1. International Steering Committee of Medical Editors.Uniform requirements for manuscripts submitted to biomedical journals. Br MedJ 1979; i: 532-5.

  2. Anonymus. Nieuwe richtlijnen voor inzenders van kopij.Ned Tijdschr Geneeskd 1982; 126:1849-52.

  3. International Committee of Medical Journal Editors.Uniform requirements for manuscripts submitted to biomedical journals. Br MedJ 1988; 296: 401-5.

  4. Dunning AJ. Een zaak van vertrouwen.Ned Tijdschr Geneeskd 1984; 128:413.

  5. Dunning AJ. Tussen lezen en schrijven.Ned Tijdschr Geneeskd 1988; 132:1-2.

Gerelateerde artikelen

Reacties