Redactiestatuut

Versie september 2024

Waar in dit document hij/hem/zijn is aangeduid wordt ook zij/haar bedoeld.

In dit document zijn de bepalingen van het Redactiestatuut alsmede het besluitvormingsproces in de Redactie opgenomen. De indeling van dit document is als volgt:

Inleiding
Taken en verantwoordelijkheden van de Redactie
Relatie van de Redactie tot Bestuur, RvT en Vereniging
Besluitvormingsproces in de Redactie

1. Inleiding

1.1 Het Nederlands Tijdschrift voor Geneeskunde, hierna ‘het NTVG’, wordt uitgegeven door de gelijknamige vereniging.

1.2 De Vereniging NTVG, hierna ‘de Vereniging’, is onafhankelijk van de overheid en van instellingen met een winstoogmerk, zoals uitgeverijen of producenten van geneesmiddelen.

1.3 Onder meer leden en oud-leden van de Redactie kunnen lid worden van de Vereniging en de leden kiezen een Raad van Toezicht, hierna ‘RvT’ en benoemen, cq stellen een Bestuur aan, bestaande uit een Directeur en een Hoofdredacteur. Dit Bestuur is integraal verantwoordelijk voor alle producten die via het NTVG platform worden uitgegeven, cq verspreid (zoals podcast, maandblad, website, sociale media berichten, nieuwsbrieven etc), alsmede voor de zakelijke en personele processen die hiervoor nodig zijn, het beheer van het NTVG pand en alle taken die nodig zijn om de Vereniging in stand te houden.

1.4 De taakverdeling tussen de directeur en hoofdredacteur zijn weergegeven in de Verenigingsstatuten en het Reglement.

1.5 De Redactie bestaat uit een hoofdredacteur en een aantal redacteuren, waarvan één fungeert als plaatsvervangend-hoofdredacteur bij afwezigheid zoals door ziekte en vakantie van de hoofdredacteur. De Redactie bestaat enerzijds uit professionals met een zodanige medische / gezondheidswetenschappelijke achtergrond dat zij de artikelen op wetenschappelijke en journalistieke grondslag kunnen beoordelen en bijdragen kunnen schrijven en anderzijds uit eindredacteuren. Van de eindredactie neemt een afvaardiging deel aan de redactievergaderingen. Voor verdere beschrijving van het profiel zie artikel 3.7.

1.6 Dit Redactiestatuut heeft als doel de inhoudelijke zelfstandigheid van de Redactie ondubbelzinnig te borgen, zodat keuzes inzake inhoud en kwaliteit van de NTVG producten onafhankelijk is van andere geledingen of partijen (en hun belangen) binnen en buiten het NTVG.

1.7 Dit Redactiestatuut is afgeleid van de richtlijnen over onafhankelijkheid en redactionele belangen en integriteit van de Redactie van een medisch tijdschrift, van de World Association of Medical Editors (WAME), maar is op maat gemaakt voor het NTVG. De volledige richtlijnen van WAME zijn te vinden op www.wame.org. De reglementen over redactionele onafhankelijkheid van de WAME gaan uit van eigenaars (‘owners'). In dit Redactiestatuut is deze term vervangen door de ‘Vereniging' of RvT. Naast deze code onderschrijven wij de (Code voor de journalistiek | Nederlandse Vereniging van Journalisten, nvj.nl) en de Leidraad van de Raad voor de Journalistiek.

2. Taken en verantwoordelijkheden van de Redactie

2.1 Waar gesproken wordt van NTVG wordt bedoeld alle uitingen van het NTVG inclusief papier, online en daarvan afgeleide producten.
2.2 Het publiceren van artikelen via het online NTVG platform en daarvan afgeleide producten, zowel digitaal als in print en het via de website voor abonnees beschikbaar stellen van alle publicaties vanaf de eerste jaargang (1857).
2.3 NTVG en haar organen bewaken de kwaliteit en integriteit van de inhoud van het NTVG door:
1. ernaar te streven belangenverstrengeling in elk opzicht te vermijden;
2. alle artikelen met een wetenschappelijke onderbouwing een onafhankelijke externe beoordeling te laten ondergaan;
3. het waarborgen van de onafhankelijke besluitvorming door de NTVG Redactie;
4. de journalistieke publicaties te schrijven volgens de code voor de journalistiek (Code voor de journalistiek | Nederlandse Vereniging van Journalisten, nvj.nl) en de Leidraad van de Raad voor de Journalistiek;
5. vertrouwelijkheid van de ingediende manuscripten te verzekeren;
6. redactionele en zakelijke belangen van het NTVG van elkaar te scheiden.

Het respecteren van anderen dan de Redactie en haar medewerkers, die ook bij het NTVG betrokken zijn als lezers, auteurs, adviseurs en patiënten, door:

het betrachten van openheid over de werkwijze van het NTVG (met name wijze van Bestuur, leden van de Redactie, aantal adviseurs, tijd die gemiddeld gemoeid is met de beslissing over een ingezonden artikel, percentage aanvaarde artikelen);
1. het erkennen van reviewers en andere adviseurs voor hun bijdrage;
2. het beschermen van de vertrouwelijke persoonsgegevens betreffende patiënten over wie publicaties worden aangeboden.

Het streven naar hoge kwaliteit van de overdracht van wetenschappelijke informatie door:

het zorgvuldig beoordelen van de artikelen die wij aangeboden krijgen ter publicatie;
1. het publiceren van verbeteringen, retracties en reacties naar aanleiding van gepubliceerde artikelen;
2. het publiceren van journalistieke en wetenschappelijke achtergrondverhalen over actuele aangelegenheden, hetzij door redactieleden, hetzij op uitnodiging door externe auteurs. Hieronder vallen ook bijdragen die in opdracht van de Redactie worden geschreven door onderzoeksjournalisten en die na uitvoerige raadpleging van deskundigen en interne review tot stand komen;
3. het uitnodigen van auteurs om een bijdrage aan het NTVG te leveren over onderwerpen die in een bepaalde periode onvoldoende aan bod komen, maar wel relevant zijn voor de praktiserend arts en de Nederlandse gezondheidszorg als geheel.

Het bevorderen van de kwaliteit van het NTVG door:

medewerkers in te werken en op te leiden in de beoogde hoge standaard wat betreft Redactie, ‘peer review', ethiek van wetenschappelijk onderzoek, onderzoeksjournalistiek en de theoretische en empirische grondslagen daarvan;
1. gebruik te maken van technische vernieuwingen voor verspreiding van digitale, auditieve, visuele en gedrukte informatie;
2. het toepassen van de geëigende methoden en data om de prestaties en het gebruik van het NTVG te meten (via cycli van data gedreven kwaliteitsverbetering).

3. De betrekkingen tussen Redactie, Bestuur, RvT en Vereniging(sleden)

3.1 De primaire taak en verantwoordelijkheid van de Redactie is het informeren en scholen van lezers, met speciale aandacht voor de juistheid en het wetenschappelijke en maatschappelijke belang van de artikelen, en het beschermen en versterken van de integriteit en de kwaliteit van het NTVG.

3.2 De Vereniging is uiteindelijk verantwoordelijk voor alle aspecten die samenhangen met de producten van het NTVG, met inbegrip van personeel, financiën en zakelijke overeenkomsten. De betrekkingen tussen RvT, Bestuur en Redactie dienen gegrondvest te zijn op wederzijds respect en vertrouwen, met erkenning van elkaars gezag en verantwoordelijkheden en zijn vastgelegd in de statuten en het reglement van de Vereniging NTVG.

3.3 De volgende richtlijnen dienen ter bescherming van de verantwoordelijkheid en het gezag van zowel de Redactie, Bestuur als RvT/Vereniging:

In de arbeidsvoorwaardengesprekken met de leden van de Redactie worden afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden, duur van de aanstelling, openbaarmaking van banden met derden, besluitvorming en de wijze waarop eventuele geschillen worden opgelost.
De afspraken over redactionele vrijheid zijn voor lezers ter inzage, door publicatie van een beknopte versie van ‘het redactieproces en wie wij zijn en waar we voor staan’ op de website van het NTVG.
Leden van de Redactie hebben gezamenlijk zeggenschap over de redactionele inhoud van het NTVG. Dat wil zeggen dat de Redactie inhoudelijk zeggenschap heeft over woord en beeld van oorspronkelijke onderzoeks- en klinische praktijk artikelen, opiniërende artikelen, achtergrondartikelen en journalistieke artikelen, zowel in elektronische, als gedrukte publicaties ongeacht de wijze van publicatie en het tijdstip van publicatie.
De RvT en individuele leden van de Vereniging dienen geen invloed uit te oefenen en krijgen van de Redactie geen invloed op het beoordelen, selecteren of bewerken van afzonderlijke artikelen – noch rechtstreeks, noch door het scheppen van omstandigheden waardoor redactionele beslissingen kunnen worden beïnvloed. Redactionele beslissingen worden gebaseerd op de validiteit en relevantie van het ingezonden of in opdracht geschreven artikel en het belang ervan voor de lezers van het NTVG, niet op zakelijke of andere belangen van de Vereniging. De Redactie moet vrijelijk kritische maar verantwoorde meningen kunnen publiceren over alle aspecten van de geneeskunde en maatschappelijke aspecten van gezondheidszorg, zonder rekening te hoeven houden met tegenmaatregelen, zelfs als deze meningen niet stroken met de zienswijze van de RvT/Leden van de Vereniging. Om het recht op deze vrijheid te behouden dient de Redactie breed advies in te winnen van reviewers, sectieredacteuren en zo nodig lezers en patiëntvertegenwoordigers.
De Redactie dient procedures in te stellen die een waarborg bieden tegen ongewenste invloed van commerciële, maatschappelijk of persoonlijke belangen op redactionele beslissingen wanneer die belangen die niet verenigbaar zijn met de missie en visie van het NTVG, en dient over deze procedures uitleg te geven aan alle belanghebbenden die daarom vragen.
De RvT stelt directeur en hoofdredacteur aan. Voordracht van een plaatsvervangend hoofdredacteur wordt door het Bestuur voorbereid en in consensus besloten met de RvT.
Het Bestuur benoemt en ontslaat de leden van de Redactie. Bij die benoeming wordt ervoor zorggedragen dat de Redactie als geheel dusdanig divers en breed (naar visie, discipline, achtergrond, functie, positie en leeftijd) is samengesteld dat de specifieke doelstelling van het NTVG optimaal tot zijn recht komt. Over het aangaan of stoppen van vaste arbeidsovereenkomsten van een van de redactieleden zal het Bestuur altijd de RvT van te voren op de hoogte stellen. Het Bestuur zal de RvT regelmatig informeren over de samenstelling van de Redactie en haar profiel.
De Redactie moet over inhoudelijke keuzes achteraf verantwoording kunnen en willen afleggen aan het Bestuur. Desgewenst kan uit de leden van de Vereniging een ad hoc commissie van toezicht worden benoemd om de RvT te adviseren in aangelegenheden die de redactionele onafhankelijkheid betreffen.
Leden van de Redactie dienen zich te verzetten tegen ingrijpende maatregelen die in strijd zijn met de bovengenoemde beginselen, zelfs wanneer hun eigen positie daardoor in gevaar zou komen. Als zich dergelijke inbreuken voordoen, wordt van alle collega-redacteuren verwacht dat ze bij dragen aan het hierover inlichten van de (inter)nationale medische en academische gemeenschap.
Het Bestuur draagt er zorg voor dat werknemers en zzp-ers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard en draagt zorg voor een externe vertrouwenspersoon bij wie dergelijke meldingen kunnen worden gedaan. De vertrouwenspersoon zal een keer per jaar aan de Raad van Toezicht verslag uitbrengen op geanonimiseerde basis.

4. Besluitvormingsproces Redactie

4.1 Uitgangspunten voor de redactionele besluitvorming over de inhoud en kwaliteit van het NTVG zijn: de onafhankelijke, inhoudelijke verantwoordelijkheid van de Redactie, de eindverantwoordelijkheid van de hoofdredacteur voor de inhoud van het NTVG en het streven naar besluitvorming over de inhoud op basis van dialoog en consensusvorming.
Bij die consensusvorming dienen de belangen van het NTVG bepalend te zijn en niet een persoonlijke visie, voorkeur of belang.

4.2 Bij een relevant interfererend belang van een lid van de Redactie ten aanzien van publicatie van een bepaald artikel wordt overlegd en besloten in welke vorm de invloed van die persoon bij de besluitvorming beperkt wordt (dat kan variëren van niet deelnemen aan discussie en besluitvorming, tot deelname onder transparantie van het belang). Bij die discussie zal het betreffende lid in de gelegenheid worden gesteld zijn mening te geven maar het betreffende lid zal niet deelnemen aan de besluitvorming zelf.

4.3 In dialoog wordt in de redactievergadering steeds gestreefd naar het bereiken van consensus over de inhoud van te publiceren artikelen, waarbij de hoofdredacteur bewaakt dat de inhoudelijke dialoog op een respectvolle en constructieve manier gevoerd wordt, zodat er gestreefd kan worden naar consensus op basis van zo goed mogelijke argumenten. In geval van consensus wordt het besluit conform de consensus genomen en vastgelegd in de notulen.

4.4 Indien er geen consensus wordt bereikt worden de verschillen in beoogde besluitvorming vastgelegd in de notulen en de dialoog in een volgende redactievergadering opnieuw gevoerd, zo mogelijk met inwinning van aanvullende informatie of gezichtspunten.

4.5 Daarop volgt opnieuw dialoog (zoals bovenstaand beschreven) in de redactievergadering en zo mogelijk besluitvorming in consensus.

4.6 Wordt ook op deze wijze geen consensus bereikt, of is vanwege tijdsdruk al eerder een besluit noodzakelijk, dan neemt de hoofdredacteur een beargumenteerd besluit, legt het vast en deelt dat met de leden van de Redactie.

4.7 De plaatsvervangend hoofdredacteur zal – bij ontstentenis van de hoofdredacteur als diens plaatsvervanger optreden voor redactionele aangelegenheden. De plaatsvervangend hoofdredacteur vervangt de hoofdredacteur niet voor Bestuurlijke aangelegenheden. De Bestuurder/directeur zal in dat geval de functie van de hoofdredacteur waarnemen in het Bestuur, tenzij de Raad van Toezicht anders besluit.

4.8 Ingrijpende geschillen over redactionele onderwerpen en/of interpretatie van het statuut die ontstaan tussen redacteuren en de hoofdredacteur die niet in goed overleg kunnen worden opgelost zullen ter geschillenbeslechting worden voorgelegd aan de RvT, aan wiens gemotiveerde oordeel partijen zich zullen conformeren.

4.9 Ter lering en verbetering vinden periodiek koersvergaderingen plaats waarin in alle openheid gereflecteerd wordt op de wijze van besluitvorming en samenwerking in de Redactie. Hierin wordt ook de inhoudelijke strategie ontwikkeling besproken. Met in achtneming van de verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden neemt de directeur deel aan de koersvergaderingen om zodoende integraal Bestuur ook te kunnen waarmaken samen met de hoofdredacteur.

Vastgesteld na overleg met de Vereniging op de ledenvergadering op 11 september 2024